Blog de la digitalización de documentos

La gestión documental vincula varios procesos, desde la organización documental, la digitalización de documentos, hasta un servicio en la nube. Te dejo abajo una imagen para que puedas entender un poco mejor el ciclo de la gestión documental.

• Planeación: Es la estrategia a seguir para la implementación de una correcta Gestión Documental, ésta implica la generación de los Instrumentos de Control Archiví­stico para identificar y clasificar la documentación que se genera en la empresa, tanto en formato físico como electrónico; identificar, en su caso, los documentos que por su importancia es necesario conservar de manera física y/o electrónica, y definir el tiempo y presupuesto para su desarrollo.

• Clasificación archivística de los documentos: Contando con el Cuadro General de Clasificación Archiví­stica y el Catálogo de Disposición Documental, se puede identificar cada expediente por Sección y Serie Documental, otorgándole un valor y una vigencia documental, así­ como determinar su destino final, de acuerdo a lo determinado previamente en estos documentos.

• Proceso de Negocio: Relacionar los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, según procedimientos previamente definidos en flujos de trabajo.

• Digitalización de Documentos: Una vez elaborados los instrumentos de control y consulta archivística e implementado su uso, se contará con expedientes debidamente clasificados e identificados, con ello se podrá determinar qué series documentales se deben digitalizar por ser los documentos que mayor valor tienen para la empresa, de tal manera se facilitará el control y acceso a los documentos de carácter permanente.

• Software de Administración de Documentos: De acuerdo con el proceso de negocio de cada empresa, es necesario la implementación de un software de gestión documental para poder seguir con los procesos de aprobación documental, es decir, un documento ya digitalizado tendrá varios empleados que necesitaran de este documento para seguir el proceso de trabajo, por lo tanto este documento estará dentro del repositorio del software, para que los empleados puedan observar el documento las veces necesarias.
  O expedientes digitalizados para consulta de personal facultado de la empresa, como: “actas constitutivas”, “poderes”, “contratos”, “convenios”, “expedientes de personal”, etc.

• Preservación documental a largo plazo: La preservación de los documentos tanto físicos como electrónicos que de acuerdo a los instrumentos de control archivístico se deban conservar de manera permanente, se debe considerar para evitar su pérdida o su deterioro, para ello se deben tomar medidas tanto para el almacenamiento físico como para el almacenamiento electrónico; estas puede ser para los documentos físicos las siguientes:
  • Establecer áreas adecuadas para su resguardo, con:
    • Área exprofeso para su resguardo
    • Prevención a desastres
    • Control de plagas
    • Limpieza de documentos
    • Seguridad monitoreada

• • Respaldo con:

    • Digitalización documental.

• Preservación electrónica, existen documentos que desde su creación nacen en formato digital, y hay otros documentos electrónicos que nacieron físicos como documentos en papel o impresos con datos agregados como firmas, sellos, anotaciones, etc., que posteriormente son digitalizados y se convierten a digitales, para ambos casos su preservación puede ser a través de distintos medios. Desde unidades de CD hasta racks con discos duros externos, dependiendo la magnitud del archivo. Es indispensable contar con uno o varios respaldos de dichos medios de almacenamiento ya que siempre existe la posibilidad de daño o pérdida de los mismos. Dichos dispositivos de almacenamiento deben ser resguardados en ubicaciones que cumplan con las condiciones específicas de cada dispositivo. No es aconsejable realizar la preservación de los documentos en memorias extraíbles USB o en equipos de cómputo personales, debido al alto riesgo de pérdida parcial o total de información al que están expuestos.